¿Por qué automatizar procesos en mi gasera?

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Hoy en día, los sistemas automatizados pueden ser un motivo significativo para incrementar la llegada de nuevos clientes. Además, frente a un mercado competitivo se consideran una razón de peso para hacer las organizaciones más rentables y eficientes.

La automatización de los procesos en la empresa impulsa la eficiencia y la estandarización de las operaciones y a su vez, brinda muchos beneficios a las empresas, que incluye una mayor productividad, menores costos, mayores ingresos y un mejor servicio al cliente.

La automatización de procesos es una forma de aumentar la productividad de las tareas que deben ejecutarse. Pero no solo eso, es un mecanismo que sirve de ayuda para que en la empresa se ahorre tiempo en sus funciones, además de propiciar resultados positivos de mediano a largo plazo y la generación de un buen retorno de la inversión y disminución de costos. Imagina todos estos beneficios para tu gasera, con el simple echo de automatizar algunos procesos que se realizan día a día, como los pedidos de gas.

La automatización de procesos es la operacionalización de un proceso que antes se ejecutaba manualmente, utilizando la tecnología y la integración de sistemas y datos. Esto es un paso importante en la gestión empresarial, capaz de generar competitividad, eficiencia y valor al cliente. Por lo tanto, hoy comprenderás como funciona y cuál es el objetivo de la automatización de procesos y cuáles son sus ventajas para tu organización.

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¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos es el uso de tecnología para ejecutar tareas o procesos recurrentes de una empresa donde se puede reemplazar el esfuerzo manual. Es parte de las facultades de transformación digital de las empresas para minimizar costos, aumentar la eficiencia y optimizar procesos.

Asimismo, es un método que permite sustituir las tareas repetitivas manuales que son mejor manejadas por la tecnología, ya que ahorra tiempo y reduce las tasas de error. Siempre que los pasos del proceso estén bien definidos, sujetos a una interpretación limitada y que las excepciones se comuniquen a las personas adecuadas por un sistema de automatización de procesos para una resolución oportuna.

Para facilitar la comprensión, trasladaremos la automatización de procesos a nuestra rutina diaria. Por ejemplo, usamos la tecnología a nuestro favor varias veces, ahorrando tiempo y esfuerzo: usando una aplicación de comida a domicilio o teniendo una casa inteligente, donde controlas la temperatura del aire acondicionado por teléfono celular.

Es una simple analogía, pero la automatización de procesos podría compararse con algo similar, pero aplicado a la realidad empresarial.

Siguiendo este ejemplo, podemos llevarlo a nuestra gasera automatizando el proceso de compra, o el de pedidos. De esta forma podemos acelerar y mejorar la efectividad de un proceso que es cotidiano en la empresa.

Ahora bien, en la actualidad la automatización se ha hecho cada vez mas usual en los diferentes  el rubro del gas, debido a su gran contribución a la eficiencia y productividad. En general, se adapta a la línea específica de los procesos que tienen las empresas, ayudando a los colaboradores de las distintas áreas a conseguir un nivel de producción óptimo, de manera que todo fluya de un modo mas rápido y los resultados sean mejores.

Cabe resaltar que, de acuerdo a la actividad que realice la empresa, se definirán las partes que serán automatizadas. Eso sí, pensando siempre en buenas prácticas que ayuden a obtener el equilibrio de los procesos. Para ello, es necesario conocer muy bien la organización, los procesos que pueden tomar más tiempo y que parte de esos procesos pueden ser efectuados por colaboradores.

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¿Cuáles son los 3 tipos de automatización de procesos?

Existen varios tipos diferentes de automatización de procesos de negocio, sin embargo, podemos decir que existen tres tipos de automatización esenciales que, además, están conectados entre sí. Aquí describimos cada uno de estos:

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1. Automatización básica de tareas.

La automatización básica se enfoca en tareas simples y rudimentarias, busca digitalizar las tareas de trabajo mediante el uso de herramientas para optimizar y centralizar las tareas rutinarias. Como por ejemplo, podemos mencionar la automatización de campaña de e-mail marketing, del proceso de venta o pedidos y hasta el pago de nómina.

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2. Automatización de procesos de negocio.

Este tipo de automatización gestiona los procesos de negocio para lograr uniformidad y transparencia, aumentar la productividad y la eficiencia dentro de la empresa. A diferencia de la automatización básica, la automatización de procesos de negocio se centra en generar un flujo de trabajo en toda la organización, en lugar de tareas individuales.

Automatizar procesos de negocio permite a las organizaciones entregar sus productos o servicios de manera efectiva a sus clientes y facilitar el trabajo del personal. También puede ofrecer nuevas perspectivas sobre los desafíos de negocio y sugerir rutas de solución. Por lo general, se logra a partir de la utilización de software indicado y aplicaciones.

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3. Automatización Robótica de Procesos (RPA).

RPA es una forma de automatización de procesos de negocio que permite definir un conjunto de instrucciones para que las realice un robot o bot, capaces de imitar la mayoría de las interacciones entre humanos y computadoras para llevar a cabo distintas tareas sin errores, gran volumen y velocidad.

Gracias al uso de tecnologías como la inteligencia artificial o bots, este tipo de automatización puede procesar una transacción, manipular datos, generar respuestas automáticas y comunicarse con otros sistemas digitales. Con esto, las empresas consiguen que su personal aumente la productividad.

La tecnología RPA permite, por ejemplo, atender las solicitudes de los clientes recibidas a través de un call center o procesar las órdenes de clientes con el fin de reducir los errores.

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¿Cuáles son las ventajas de la automatización de procesos en una empresa?

Al automatizar procesos, utilizando un sistema de automatización, es posible lograr varios resultados esenciales para el crecimiento empresarial. Estos son algunos de los beneficios:

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Reducción de costos.

La reducción de costos es uno de los principales beneficios de la automatización de procesos en las empresas. Esto se debe a que es posible identificar gastos innecesarios en cada actividad y eliminarlos. La automatización ahorra dinero de diferentes formas, incluso considerando la inversión realizada en la implementación y mantenimiento. Al reducir el trabajo manual y usar menos recursos, puede disminuir los costos de mano de obra.

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Estandarización de operaciones.

Al estandarizar los procesos, la empresa puede garantizar una mayor calidad en las entregas, siguiendo todas las reglas del negocio. Las reglas también se pueden automatizar, haciendo que los procesos se lleven a cabo de acuerdo con las pautas de los responsables. Por ejemplo, al estandarizar el modelo en tu gasera, te permite tener más control en las recargas de gas, sus procedimientos y el correcto seguimiento de los mismos. ****

En el caso de empresa que pertenecen a industrias donde se requiere mantener ciertos estándares de calidad o regulación, la automatización ayuda a desarrollar, supervisar y dar seguimiento a los programas, cumplimiento y control de los procesos.

La automatización de procesos puede utilizarse en una cantidad significativa de funciones, de manera que, podemos decir, los beneficios de la automatización son numerosos para las empresas que eligen implementarla en sus operaciones diarias.

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Control de desempeño.

También es posible establecer indicadores de desempeño y configurarlos automáticamente para facilitar el cumplimiento. Al final del proceso, es posible generar informes consolidados que informarán objetivos y resultados, facilitando la reestructuración, si es necesario, y otras decisiones de gestión. Además, la toma de decisiones se puede realizar en tiempo real y de forma más asertiva, ya que tienes acceso a datos reales.

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Mayor agilidad operativa.

La automatización de procesos puede acelerar todos los procesos, acortar los ciclos de producción, eliminar la repetición innecesaria y el tiempo entre actividades.

Esta optimización es ideal para quienes quieren aumentar la velocidad y la eficiencia, puesto que el tiempo es uno de los principales indicadores de productividad. Al encargarse de las tareas repetitivas, la automatización reduce los tiempos de trabajo, disminuyendo los tiempos “muertos” que se presente cuando un humano efectúa las funciones, lo que eleva el nivel de productividad.

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Múltiples formas de interacción.

La automatización de procesos te permite conectar muchos medios de interacción, como dispositivos móviles, el portal de la empresa, correo electrónico corporativo y otras. Esto le da agilidad al procesos y facilita su avance. Automatizar procesos permite responder ágil y eficientemente a las solicitudes de los clientes, lo que impacta positivamente en la experiencia del cliente y su satisfacción con la empresa.

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Tareas accesibles para todo el equipo.

Todos los profesionales involucrados en los procesos, sea el ejecutor o el gerente, tendrán fácil acceso a las actividades, pudiendo conocer el avance de las tareas en tiempo real. Con un sistema automatización es posible distribuir las tareas de forma automática, definiendo los responsables del procesos.

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Facilidad para establecer prioridades.

Los administradores de procesos pueden determinar que actividades son más importantes para realizar primero, haciéndolas invisibles para los profesionales e incluso bloqueando las actividades de baja prioridad. Así, se centra en lo esencial, evitando perdidas de tiempo y esfuerzo.

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Trazabilidad del proceso.

Los procesos automatizados se vuelven mas fáciles de monitorear y rastrear. cada vez que se ejecuta un proceso, todos los datos estarán disponibles y documentados, como quien ejecuto el proceso, que hizo, cuando, con qué recursos, etc.

Además del control de los gerentes, los procesos también son fácilmente auditables, generando trasparencia para la organización.

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Mayor eficiencia.

Los procesos automatizados tienen un gran impacto en la eficiencia general de la organización, ya que evita errores al mantener una consistencia y brindar resultados precisos y confiables. Esta eficiencia aumenta considerablemente la tasa de productividad, lo que lleva al crecimiento y mayores ganancias.

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Mayor satisfacción y mejor experiencia de los clientes.

Automatizar procesos permite responder ágil y eficientemente a las solicitudes de los clientes, lo que impacta positivamente en la experiencia del cliente y su satisfacción con la empresa.

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Ejemplos de procesos automatizados.

La automatización de procesos se puede utilizar para mejorar casi cualquier proceso de la empresa. Para dar una idea de qué procesos pueden ser optimizados, aquí damos algunos ejemplos:

Órdenes de compra:

Es posible simplificar este proceso al eliminar el requisito de órdenes de compras tradicionales en papel, y gestionar las órdenes de forma digital, para su aprobación y luego reenviarlas automáticamente al proveedor. De esta forma, puedes agilizar el proceso de compra y hacerlo más directo con el cliente.

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Gestión de inventario.

La gestión de inventario puede ser más eficiente con la automatización de datos, lo cual puede volverse una realidad con el uso de un sistema centralizado que administre las operaciones, reduzca la carga de trabajo y agilice las tareas diarias.

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Contabilidad financiera.

Las operaciones contables y financieras también se pueden automatizar, lo que reduce las posibilidades de errores humanos, manteniendo la calidad y la integridad de los datos.

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Servicio al cliente.

Si bien la interacción personal sigue siendo esencial para atender al cliente, también es muy valioso resolver sus dudas y problemas de manera proactiva a través de la automatización en los centros de contacto, con chatbot y otros sistemas de inteligencia artificial.

Como hemos visto, la automatización de procesos ofrece el potencial de mejorar la efectividad y productividad general del negocio, pero también de mitigar diversos factores de riesgo. Al integrar la automatización a tu empresa, puedes ver resultados significativos que se verán reflejados en los resultados de tu negocio.

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¿Cómo sé si mi empresa necesita automatización?

Si tuviéramos que responder a esa pregunta rápidamente, la respuesta seria que siempre se necesita. Después de todo, ¿qué empresa no se beneficiaría de acelerar sus procesos, eliminar errores o ganar calidad?

Pero existen algunos síntomas que muestran que tu empresa necesita automatizar sus procesos, como por ejemplo:

Ruidos de comunicación: si el sector de compras envió una solicitud de aprobación del presupuesto y no recibió respuesta, esto es un señal de que alguna etapa del proceso se perdió en el camino. Sin embargo, si automatizamos un proceso, esto no sucede, ya que es un error que se prevé y se puede ver en los resultados.

Acciones fuera de alineación con la estrategia general del negocio: la empresa tiene que tener un objetivo principal, y la idea de automatizar procesos es hacer que toda la organización opere en línea con objetivos estratégicos. Por lo tanto, los procesos siempre se modelan con un enfoque en esta guía.

Procesos no estándar: la falta de estandarización en los procesos abre la puerta a fallas, desperdicios y reelaboraciones, por lo que es importante definir reglas a seguir y automatizar todo esto en el sistema. Si una tarea se realiza de forma no estándar, el sistema puede evitar que continúe, por ejemplo.

Dificultad para encontrar problemas: si la productividad está disminuyendo, pero no entiendes porque, sé que la automatización de procesos te ayuda a identificar exactamente en que paso del flujo de trabajo hubo un error.

Toma de decisiones sin fundamento: si tu gerencia toma decisiones basadas en presentimientos o estrategias sin datos, estás perdiendo una ventaja competitiva. Con un  sistema automatizado es posible extraer datos y gráficos para un análisis mas profundo, ampliando la inteligencia de negocio de la empresa.

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